Nutzungsbedingungen

    Datenschutzerklärung für das TransportPilot Portal

    1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

    Verantwortlicher für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen:

    Adam-Transporte GmbH
    Langemattstraße 41
    77743 Neuried, Deutschland
    E-Mail: info@adam-transporte.de
    Telefon: +49 7807 9595-0

    Datenschutzbeauftragter:
    heyData GmbH
    Schützenstraße 5
    10117 Berlin, Deutschland
    E-Mail: datenschutz@heydata.eu

    2. Geltungsbereich und Rollen

    TransportPilot ist ein geschäftliches Portal für die Verwaltung von Transportaufträgen und damit verbundenen Zollvorgängen. Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Portals.

    Für den Betrieb des Portals, Benutzerkonten, Sicherheit und Support ist der Portalbetreiber datenschutzrechtlich verantwortlich. Verarbeitet der Portalbetreiber personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden, ist dieser Kunde Verantwortlicher und der Portalbetreiber Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten einer solchen Auftragsverarbeitung werden gesondert vereinbart. Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich, die erforderliche Rechtsgrundlage für die von ihm bereitgestellten Daten sicherzustellen und betroffene Personen zu informieren.

    Je nach genutzter Funktion können weitere Dienstleister oder externe Stellen Daten erhalten oder in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeiten. Einzelheiten dazu finden Sie in Abschnitt 5.

    3. Welche Daten verarbeitet werden

    Je nach verwendeten Funktionen und den Eingaben des Kunden können folgende Daten verarbeitet werden:

    • Konto- und Organisationsdaten: Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Mandant, Rolle, Kontostatus, E-Mail-Verifizierung, Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie kundenseitig konfigurierte Zugriffs- und Unternehmenszuordnungen.
    • Anmeldedaten: Passwort ausschließlich als Hash; außerdem die für die Anmeldung und Sitzung erforderlichen Authentifizierungsdaten.
    • Auftrags- und Transportdaten: Auftrags- und Referenznummern, Auftraggeber und beteiligte Unternehmen, Abhol- und Lieferorte, Adress- und gegebenenfalls Kontaktdaten, Zeitfenster, Auftragsstatus, Tourdaten, Fahrzeug- und Anhängerkennzeichen sowie weitere im Auftrag enthaltene Angaben.
    • Zoll- und GMR-Daten: EORI-Nummern, MRN- und sonstige Zoll- bzw. Referenznummern, Bewegungsrichtung, Route und Abfahrtszeit, Fahrzeug- und Anhängerdaten, Containerreferenzen, GMR-Kennung und -Status sowie Validierungs- und Rückmeldedaten von HMRC.
    • Verbindungs- und Protokolldaten: Zeitpunkt und Art von Anfragen, technische Fehler- und Statusinformationen, Korrelationskennungen sowie administrative und HMRC-bezogene Audit-Einträge. Je nach Hosting- und Betriebsprotokollierung können hierzu auch IP-Adresse, Browser- oder Geräteinformationen gehören.
    • Support- und Kommunikationsdaten: Inhalte, die Nutzer dem Support mitteilen, sowie für den Kontobetrieb versandte Verifizierungs- oder sonstige Transaktions-E-Mails.

    Die konkreten Auftrags- und Kontaktdaten hängen davon ab, welche Informationen der jeweilige Kunde eingibt oder von dort abruft. Bitte übermitteln Sie nur Daten, die für den jeweiligen Transport- oder Zollvorgang erforderlich sind.

    4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

    Wir verarbeiten Daten zu folgenden Zwecken:

    • Einrichtung und Verwaltung von Konten, Authentifizierung und Bereitstellung des Portals. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen geschäftlichen Portal).
    • Verwaltung von Mandanten, Rollen und Berechtigungen sowie Schutz vor Missbrauch und Behebung technischer Störungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb des Portals.
    • Bereitstellung der vom Kunden genutzten Transport- und GMR-Funktionen. Bei personenbezogenen Daten in Auftragsdaten erfolgt die Verarbeitung durch die Adam-Transporte GmbH grundsätzlich auf dokumentierte Weisung des Kunden und auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Der Kunde legt die Rechtsgrundlage für seine Verarbeitung fest.
    • Erfüllung gesetzlicher Pflichten, soweit diese im Einzelfall bestehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
    • Statistische Auswertung der Portalnutzung mit Vercel Web Analytics. Als Rechtsgrundlage kommt unser berechtigtes Interesse an der Auswertung und bedarfsgerechten Weiterentwicklung des Portals in Betracht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ob hierfür zusätzlich eine Einwilligung erforderlich ist, muss anhand der tatsächlichen Umsetzung geprüft werden.

    Es findet nach dem derzeit geprüften Code keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

    5. Auftragsverarbeiter und Empfänger

    Für den Betrieb des Portals setzen wir Dienstleister ein, die personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang verarbeiten. Soweit sie dies in unserem Auftrag tun, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge:

    • IONOS stellt das Hosting des Portals bereit. Server und Backups befinden sich in Berlin, Deutschland.
    • Logenios verarbeitet im Auftrag des Kunden Transport- und Auftragsdaten über seine API.
    • Brevo versendet erforderliche Transaktions-E-Mails, zum Beispiel zur E-Mail-Verifizierung. Das Data Processing Agreement ist in Appendix 3 der Brevo-Nutzungsbedingungen enthalten.
    • Vercel stellt die Reichweitenmessung des Portals bereit; dafür werden Nutzungsdaten an Vercel übermittelt.

    Wenn Nutzer GMR-Funktionen verwenden, werden die dafür erforderlichen Daten an HMRC, die zuständige britische Behörde, übermittelt. HMRC verarbeitet diese Daten im Rahmen seiner eigenen gesetzlichen Aufgaben und ist insoweit nicht unser Auftragsverarbeiter. Eine Übermittlung in das Vereinigte Königreich wird auf die jeweils geltende datenschutzrechtliche Grundlage gestützt.

    Konten- und Transportdaten können außerdem für die jeweils berechtigten Nutzer und Administratoren des betreffenden Kundenmandanten zugänglich sein. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Weitere Empfänger können hinzukommen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist oder der Kunde eine zusätzliche Integration nutzt.

    6. Cookies und ähnliche Technologien

    Das Portal verwendet nach dem derzeitigen Code-Stand insbesondere:

    • NextAuth-Sitzungscookie(s): zur Anmeldung und Aufrechterhaltung einer Sitzung; erforderlich für geschützte Portalbereiche.
    • NEXT_LOCALE: speichert die ausgewählte Sprache für bis zu ein Jahr.
    • sidebar_state: speichert den Zustand der Seitenleiste für bis zu sieben Tage.
    • HMRC-OAuth-Cookies: kurzlebige, HttpOnly-Cookies für den OAuth-Sicherheitsstatus und den PKCE-Verifier; sie werden während des Verbindungsablaufs für höchstens zehn Minuten gesetzt.

    Laut Anbieterangaben verwendet Vercel Web Analytics keine Drittanbieter-Cookies. Weitere Informationen zur Messung und ihrer Rechtsgrundlage finden Sie in den Abschnitten 4 und 5.

    7. Speicherdauer und Löschung

    Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten oder vertragliche Weisungen dies vorsehen.

    Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Kontos und der Mandantenbeziehung benötigt. TransportPilot enthält keine einheitliche, im Code festgelegte Aufbewahrungsfrist für sämtliche GMR-, Audit-, Server- und Sicherungsdaten. GMR- und HMRC-Audit-Daten werden in MongoDB gespeichert; ihre konkrete Löschung, Exportmöglichkeit und Behandlung in Sicherungskopien muss anhand des Produktivbetriebs und des Auftragsverarbeitungsvertrags festgelegt werden. Die Löschung eines Mandantenkontos darf daher nicht ohne Prüfung als automatische Löschung aller zugehörigen GMR-, Audit- und Sicherungsdaten verstanden werden.

    Aufträge im Arbeitsspeicher-Zwischenspeicher werden nicht als dauerhafte Auftragskopie in der Portal-Datenbank gespeichert. Ihre tatsächliche Verweildauer richtet sich nach Aktualisierung, Serverneustart und der jeweiligen Cache-Konfiguration.

    8. Ihre Rechte und Kontakt

    Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

    Für Verarbeitungen, für die die Adam-Transporte GmbH Verantwortliche ist, richten Sie Anfragen an die Kontaktdaten in Abschnitt 1. Beziehen sich Anfragen auf Transport- oder Auftragsdaten, die die Adam-Transporte GmbH im Auftrag eines Kunden verarbeitet, wenden Sie sich bitte zunächst an den betreffenden Kunden bzw. Mandantenadministrator. Wir unterstützen den Kunden im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Pflichten.

    Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde für den Sitz der Adam-Transporte GmbH ist nach derzeitigem Stand der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

    9. Datensicherheit

    Das Portal verwendet nach dem geprüften Code-Stand unter anderem Passwort-Hashing, rollen- und mandantenbezogene Zugriffskontrollen sowie Verschlüsselung für gespeicherte externe Zugangsdaten und HMRC-Erneuerungstokens. Vermutete Sicherheitsvorfälle sind unverzüglich dem Kundenadministrator und dem Portalbetreiber zu melden.

    10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

    Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Funktionen, Datenverarbeitungen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils geltende Fassung wird im Portal an der dafür vorgesehenen Stelle veröffentlicht.